Sử dụng tủ tài liệu cũng cần đến nguyên tắc phong thủy, sắp xếp một cách bài bản, có logic sẽ giúp bạn xử lý hồ sơ một cách dễ dàng và tiện lợi.
Đôi khi chúng ta chỉ quan trọng những vật dụng như bàn, ghế, vách ngăn... mà quên đi vai trò của những chiếc tủ tài liệu văn phòng, ngoài chức năng lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu từ bình thường đến quan trọng, tủ tài liệu nếu được sắp xếp đúng theo phong thủy thì chúng sẽ làm khuyến khích các năng lượng tích cực, tăng sự hưng phấn trong công việc, đặc biệt là tạo nên sự thuận lợi xử lý tài liệu, sổ sách công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Vì không sử dụng nhiều như bàn ghế nên tủ tài liệu thường không được chú trọng tới việc lau chùi thường xuyên vì lý do ngại hoặc không có nhiều thời gian thao tác, điều này đã làm cho bụi bẩn tích tụ, mối mọt dễ xông lên đôi khi sẽ dễ làm mất mát số liệu, có thể sẽ gây tổn thất lớn trong việc làm ăn của doanh nghiệp. Vì vậy việc tích cực dọn dẹp vệ sinh tủ giúp tăng năng lượng tích cực trong không gian của bạn, trả lại văn phòng sạch đẹp và thông thoáng.
Tất nhiên công việc là trên hết, nhưng bạn cũng không nên sao nhãng điều đó. Nếu văn phòng bạn không có lao công, thì hãy phân chia trực nhật cho tất cả các nhân viên, chỉ cần dành một chút thời gian chuẩn bị nghỉ cuối tuần lau chùi một lần cũng đã giúp làm sạch tủ rất nhiều rồi. Trong một tháng bạn nên bỏ hết các hồ sơ giấy tờ ra ngoài và lau chùi sạch sẽ bui bẩn trong tủ và sắp xếp lại giấy tờ hồ sơ lưu trữ cẩn thận vào tủ, tránh giấy tờ bị hư hại.
Việc chọn lọc những giấy tờ hồ sơ đã không còn quan trọng thì vứt đi để tủ tài liệu của bạn rộng rãi và tiếp nhận thêm những hồ sơ giấy tờ mới. Bạn nên dành chút thời gian sắp xếp sao cho hợp lý theo từng ngăn, từng cụm, từng vị trí hồ sơ quan trọng đến không quan trọng để lựa chọn loại tủ phù hợp, có khóa hay không có khóa.
Với những chiếc tủ tài liệu 190 bằng gỗ công nghiệp, bạn nên sử dụng khăn ẩm để lau, không nên dùng khăn ướt tránh làm mốc tủ, hư hại tủ. Còn đối với tủ sắt, để tránh bị han gỉ và sử dụng lâu bền thì bạn cũng phải thường xuyên vệ sinh bằng khăn khô. Các sản phẩm của nội thất 190 được sản xuất từ chất liệu cao cấp trên dây chuyền công nghệ tiên tiến nên rất bền và đẹp, tuy nhiên chúng có tuổi thọ lâu đến đâu thì vẫn chủ yếu tùy thuộc vào cách sử dụng và bảo quản của bạn.
Một việc tưởng chừng như đơn giản nhưng việc bảo quản tủ tài liệu văn phòng thực sự rất quan trọng, thay vì cứ thấy xấu, thấy hỏng là mua ngay cái mới thì hãy chịu khó bỏ ra vài phút để vệ sinh hàng tuần, chỉ bằng thao tác đơn giản từ ý thức của mỗi người là bạn đã có thể tiết kiệm một khoản lớn cho công ty.
